Semakin banyaknya perusahaan digital mendorong munculnya inovasi dan layanan baru untuk kebutuhan kantor, salah satunya adalah virtual office.
Virtual office adalah jawaban bagi para pebisnis digital yang ingin memiliki kantor tanpa perlu mengeluarkan biaya operasional. Harga sewanya juga relatif masuk akal, tergantung fasilitas, lokasi, serta kebutuhan.
Secara umum, kantor virtual atau virtual office sendiri sebenarnya muncul sebgai upaya untuk mewujudkan efisiensi serta efektifitas kerja, dimana salah satunya adalah pengurangan lingkungan kantor secara fisik.
Sebagai gantinya, karyawan bisa bekerja secara remote yang bisa dilakukan dirumah, cafe, ataupun working space yang lebih nyaman.
Nah, supaya lebih jelas terkait apa itu virtual office, manfaat dan perannya untuk bisnis, mari kita simak ulasan selengkapnya.
Pengertian Virtual Office
Apa itu virtual office? Virtual office adalah sebuah kantor virtual dimana penyewa hanya menggunakan alamatnya saja, tanpa memiliki hak untuk mengakses ruangan fisik pada kantor tersebut.
Berbeda dengan tipe kantor konvensional, virtual office umumnya hanya digunakan untuk urusan legalitas bisnis dan kebutuhan administrasi, bukan ranah operasional seperti digunakan untuk karyawan, gudang, dan lain sebagainya.
Banyak pelaku bisnis yang menyambut baik kehadiran virtual office. Pasalnya, layanan ini mampu memberikan banyak manfaat layaknya memiliki kantor konvensional.
Di sisi lain, pelaku bisnis startup atau rintisan tidak perlu lagi pusing untuk menganggarkan biaya operasional kantor, karena karyawan bisa bekerja secara remote dari mana saja.
Baca juga: 5 Hal yang Perlu Dipersiapkan Jika Ingin Kerja Remote
Beberapa aktivitas bisnis seperti penerimaan dokumen, call center, serta meeting masih bisa dilakukan di Virtual office.
Fasilitasnya pun lengkap layaknya kantor konvensional sehingga sangat pas untuk meningkatkan kredibilitas perusahaan.
Manfaat Virtual Office
1.Meningkatkan Kredibilitas
Dalam bisnis di era digital, setidaknya ada dua tipe klien yang akan kita temui. Pertama adalah klien yang mengutamakan hasil dan yang kedua adalah klien yang melihat kredibilitas perusahaan.
Bagi pebisnis pemula, hal ini menjadi tantangan besar, karena selain dituntut untuk fokus ke hasil terbaik kita juga perlu memikirkan legalitas dimana salah satunya adalah alamat kantor perusahaan.
Virtual office adalah jawaban untuk para klien yang masih ragu apakah bisnis Anda memiliki alamat resmi atau tidak. Alhasil, bisnis Anda semakin kredibel di mata klien.
2.Lebih Hemat Biaya Operasional
Manfaat virtual office selanjutnya adalah mampu menekan biaya operasional dan pengadaan barang. Bagaimana tidak, ketika menyewa virtual office Anda tidak perlu memikirkan tagihan listrik atau internet bulanan.
Memiliki kantor konvensional memang terlihat jauh lebih profesional, namun Anda akan butuh biaya operasional dan pengadaan yang besar.
Di virtual office Anda tidak perlu membeli meja, memasang Air Conditioner (AC), atau khawatir soal tagihan listrik, karena semuanya sudah masuk dalam biaya sewa yang kita bayar ke vendor setiap bulan.
3.Mudah Berganti-Ganti Kantor
Bagi beberapa perusahaan startup atau rintisan, budaya pindah kantor sangat wajar terjadi untuk mengejar kebutuhan klien. Nah, virtual office sangat cocok untuk mengakomodir hal ini.
Sistem sewa virtual office sendiri umumnya bisa dilakukan perbulan atau pertahun, sama seperti sewa kos-kosan.
Jadi, jika dirasa menguntungkan bisa diperpanjang, sementara kalau ingin berpindah ke lokasi baru bisa dilakukan kapan saja.
Perbedaan Virtual Office dengan Kantor Konvensional
Secara umum, perbedaan antara virtual office dan kantor konvensional bisa dilihat pada fungsi dan penggunaan.
- Pertama, jika kantor konvensional biasanya menyediakan tempat bekerja untuk karyawan, maka virtual office tidak mengakomodir hal ini.
- Kedua, ketika ingin melakukan meeting atau rapat dengan klien di kantor, penyewa virtual office biasanya harus melakukan booking ruangan meeting jauh-jauh hari. Sementara hal ini tidak perlu terjadi jika Anda memiliki kantor konvensional.
- Perbedaan berikutnya yakni di biaya. Karena virtual office tidak digunakan untuk bekerja, maka tidak ada biaya operasional yang perlu dikeluarkan. Di sisi lain, untuk mengelola kantor konvensional diperlukan biaya operasional per bulan.
Tips Memilih Virtual Office
1.Sesuaikan dengan Budget
Sama seperti menyewa kantor konvensional, kebutuhan akan virtual office juga harus didukung dengan kemampuan dana yang memadai.
Sebaiknya Anda mempertimbangkan untuk menyewa virtual office sesuai budget yang ada, agar nantinya tidak mengganggu biaya operasional kebutuhan lain.
2.Ketahui Tujuan
Virtual office biasanya dibutuhkan untuk meyakinkan klien kalau bisnis Anda legit dan terpercaya. Namun, sebelum Anda memutuskan untuk menyewa virtual office, sebaiknya harus mengetahui tujuan awal.
Apakah bisnis sudah perlu memiliki virtual office? Atau hanya sekadar untuk gengsi? Pastikan Anda tidak hanya memperhitungkan kemampuan modal dalam hal ini, tapi juga kebutuhan dari perusahaan.
Baca juga: Apa itu Sociopreneur? Ini Pengertian & Contoh Bisnisnya
3.Pelajari Aturan Hukum yang Ada
Seperti halnya kantor konvensional, virtual office juga memiliki aturan hukum berdasarkan undang-undang. Di Indonesia, salah satu kawasan yang sudah memiliki aturan terkait penggunaan virtual office adalah DKI Jakarta.
Sebelum Anda memilih lokasi virtual office, sebaiknya pelajari dan pahami berbagai aturan yang ada sehingga di kemudian hari Anda tidak terkena masalah.
4.Pilih Vendor Virtual Office yang Terpercaya
Track record adalah kunci dalam memilih vendor yang menyediakan layanan virtual office. Sebagai pebisnis Anda tidak bisa asal-asalan dalam menentukan lokasi maupun provider layanan virtual office untuk bisnis.
Kesimpulan
Dengan adanya pandemi, virtual office semakin relevan untuk mengakomodir kebutuhan pebisnis. Anda bisa mengatur karyawan untuk bekerja secara remote dari mana saja sebagai langkah efisiensi.
Dengan berbekal layanan Virtual Office karyawan bisa bekerja dengan aman dari rumah, dimana saja dan kapan saja serta hemat biaya operasional hingga 90%.
Terlepas dari itu, untuk menjaga keamanan data perusahaan ketika melakukan kerja remote atau Work From Home, Anda bisa menggunakan Diego VPN, sebuah layanan Virtual Private Network (VPN) dari Qwords.com.
Diego VPN mampu memberikan akses internet yang lebih aman berkat teknologi enkripsi jaringan.
Tak perlu lagi khawatir terblokir ketika mengakses website dari luar negeri, karena layanan ini mampu mengatasi hal tersebut.
Sangat menarik bukan? Yuk, segera pesan layanan Diego VPN sekarang juga!
