Mengenal Apa Itu Purchase order dan Contohnya

Apakah Anda termasuk orang yang masih asing dengan Purchase Order? Jika iya, maka Anda tentu bertanya-tanya apa itu purchase order (PO) bukan? Sebenarnya Purchase order adalah salah satu istilah yang sangat erat kaitannya dengan transaksi jual beli. Walaupun tampak tidak penting, Purchase order ini berperan sebagai dokumen hukum yang mampu mencegah terjadinya pelanggaran hukum.

Oleh sebab itu, siapapun yang sering melakukan transaksi jual beli terutama dalam skala yang cukup besar perlu memahami apa yang dimaksud dengan Purchase order dengan baik. Terlebih Purchase order mempunyai peran yang mirip dengan invoice.

Pengertian Purchase order

Arti Purchase order adalah dokumen yang dibuat oleh pihak pembeli guna menunjukkan barang-barang apa saja yang ingin dibelinya. Dari pengertian ini dapat diketahui bahwa Purchase order adalah dokumen yang ditujukan kepada pihak penjual, dan Purchase order memiliki peran yang sangat penting dalam mengendalikan pembelian suatu usaha atau bisnis.

Selain itu, pengertian Purchase order yang lainnya ialah dokumen yang di dalamnya memuat rangkuman barang yang hendak dibeli oleh pembeli dari supplier. Sebenarnya secara singkat Purchase order juga bisa diartikan sebagai konfirmasi pesanan secara resmi, yang umumnya dikirimkan oleh pihak pembeli kepada supplier yang mengesahkan pembelian.

Namun, Purchase order juga bisa dianggap sebagai dokumen yang di dalamnya terkandung permintaan terhadap kebutuhan suatu barang. Fungsi Purchase order ini sangat penting, sehingga pelaku bisnis disarankan untuk tidak mengabaikan dokumen ini.

Diantara fungsi tersebut seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, yaitu untuk megamankan stok barang sesuai dengan harga yang diinginkan serta meningkatkan rasa aman dari tindakan pelanggaran hukum seperti penipuan. Dengan kata lain, Purchase order termasuk dokumen yang akan menjaga supaya bisnis bisa berlangsung dengan lancar.

Dengan adanya Purchase order ini pula, pihak pembeli tidak perlu khawatir mengenai potensi terjadinya perbedaan harga yang besar. Pasalnya, Purchase order menyimpan catatan penawaran produk pada periode yang sebelumnya.

Purchase order juga bisa dijadikan sebagai komparasi dengan invoice bila nanti terdapat perbedaan harga antara kedua dokumen tersebut, Jadi, pembeli pun bisa lebih mudah mengajukan komplain pada penjual atau supplier karena seharusnya antara Purchase order dengan Invoice memiliki jumlah harga yang sama.

Baca juga : Cara Meningkatkan Penjualan Dalam Bisnis

Contoh Purchase Order

Sekarang Anda sudah tahu apa itu Purchase order bukan? Pertanyaan lain sekarang adalah apakah semua bisnis memerlukan Purchase order ini? Jawabannya adalah tidak karena kebutuhan akan Purchase order tergantung pada sejumlah faktor. Namun kalau Anda memerlukan referensi contoh Purchase Order, bisa disimak di bawah ini.

Purchase Order

Referensi  : PO/2016/001/10

Tanggal  :  15/04/2016

Status  :  Draft

Info Perusahaan                                                                                          Order ke

PT Hosting Indonesia Digital                                                                     PT. VPS Indonesia Digital

Telp: 085585855735                                                                                    Jalan Gejayan No. 68

Email: hostingindo@yahoo.com                                                                Depok, Sleman, YK

Telp: 08887777888

Email: cloudid@gmail.com

                                                                                                             Subtotal Rp 31.250.000

                                                                                                             Pajak Rp 0.00

                                                                                                             Diskon Rp 0.00

                                                                                                             Total Rp 31.250.000

                                                                                                             Pajak Included Rp 0.00

                                                                                                             Jumlah Tertagih Rp 31.250.000

Syarat & Ketentuan                                                                                                       Apr 15, 2016

Bank Bersama

Melihat contoh di atas, Anda tentu sudah melihat bahwa Purchase order dibuat oleh pembeli Hosting Indonesia Digital yang dikirimkan ke PT. VPS Indonesia Digital. Untuk contoh lain bisa Anda lihat pada gambar berikut.

Dalam contoh tersebut juga terdapat informasi kontak kedua belah pihak sehingga komunikasi bisa dilakukan dengan lebih mudah. Selain itu, ada juga deskripsi produk-produk yang diinginkan dan lengkap dengan jumlahnya.

Cara Membuat Purchase Order

Dari penjelasan seputar apa itu Purchase Order, sekarang beralih ke cara membuatnya. Untuk membuat Purchase order ini, terlebih dahulu ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan sebagai berikut:

1. Cantumkan identitas perusahaan Anda dengan jelas
2. Cantumkan apapun yang ingin dipesan dengan jelas meliputi nama barang, merk barang, jumlah yang diinginkan serta informasi lain yang dianggap perlu. Jika memungkinkan, buatlah dalam bentuk tabel supaya lebih mudah membacanya
3. Cantumkan dengan jelas supplier atau penjual sebagai sasaran dari Purchase Order
4. Cantumkan nomor Purchase order supaya mudah melakukan penelusuran bila nanti terjadi masalah
5. Cantumkan pula tanggal, bulan serta tahun pembuatan Purchase Order
6. Cantumkan syarat dan ketentuan bila memang ada

Sebenarnya kurang lebih itulah yang perlu Anda lakukan jika ingin membuat Purchase Order. Untuk pembuatannya sendiri bisa Anda lakukan dengan cara manual menggunakan kertas dan cara baru dengan menggunakan aplikasi khusus. Aplikasi ini sendiri banyak macamnya, Anda hanya perlu memilih salah satunya saja.

Jika ingin menggunakan aplikasi, kurang lebih caranya adalah sebagai berikut.

1. Masuklah ke aplikasi yang dimaksud seperti biasa
2. Pilih menu yang memungkinkan Anda untuk membuat Purchase Order, biasanya ada di menu Order atau Pembelian. Tergantung pada aplikasinya
3. Jika muncul form, isi sesuai dengan perintahnya dan masukkan data-data yang Anda inginkan lalu simpan

Baca juga : Strategi Marketing Yang Efektif Dalam Bisnis

Semudah itulah membuat Purchase order menggunakan aplikasi. Kini setelah Anda mengerti apa itu Purchase order dan hal-hal yang berkaitan dengannya, pastikan untuk membuatnya saat akan melakukan transaksi ya. Memang cukup menyita waktu, namun seperti yang sudah disampaikan, Purchase order adalah salah satu cara terbaik yang dapat mengamankan bisnis Anda.

Nah untuk memaksimalkan order penjualan bisnis, Anda bisa memanfaatkan website sebagai media promosi. Website dipilih karena bisa menjangkau konsumen yang luas tanpa adanya batasan.

Untuk Anda saat ini yang belum memiliki website untuk keperluan bisnis segera langsung pesan saja di Qwords.com. Tersedia paket hosting bisnis dengan bonus domain untuk Anda yang melakukan pemesanan sekarang.

Tunggu apalagi miliki website bisnismu sekarang juga.

Terima kasih