Dalam berbisnis, untuk bisa meningkatkan omzet penjualan, Anda diharuskan meningkatkan penjualan produk. Salah satu cara yang bisa ditempuh yaitu dengan cara menjemput bola, yaitu dengan menuliskan email penawaran kepada klien-klien yang dinilai potensial. Sebelum dilanjutkan apakah Anda sudah tahu bagaimana cara menulis email penawaran yang menarik?

Kemajuan teknologi komunikasi saat ini mengubah model bisnis yang awalnya masih tradisional menjadi modern. Salah satu yang berubah adalah dalam penulisan penawaran bisnis, jika dulunya masih menggunakan surat maka sekarang sudah berubah menggunakan email. Dibalik kemajuan teknologi dengan email ini ada suatu permasalahan yang dihadapi yaitu sedikitnya respon dari penerima email, bahkan prosentasenya sangat kecil.

Nah dari sini bisa ditarik kesimpulan bahwa pasti ada yang salah dalam mengirimkan email penawaran, salah satunya dari format penulisan email penawaran bisnis Anda pasti ada yang keliru. Untuk lebih jelasnya nanti akan kita bahas mengenai cara menulis email penawaran yang menarik.

Pengertian Email Penawaran

Cara Menulis Email Penawaran
Cara Menulis Email Penawaran

Sebelum melanjutkan cara menulis email penawaran bisnis, ada baiknya Anda perlu mengetahui pengertian dari email penawaran. Menurut pengertian dari Wikipedia, email penawaran adalah email yang digunakan dengan tujuan untuk menawarkan baik itu barang, jasa atau kerjasama kepada rekanan bisnis. Dengan adanya email yang dikirim, diharapkan bisa menghasilkan kesepakatan yang menguntungkan antar kedua belah pihak. Sebagai penjual mendapatkan keuntungan dari produk atau jasa, dan dari pembeli mendapatkan manfaatnya.

Untuk penulisan email pribadi memang tidak ada aturan yang baku, bisa dengan gaya santai asal tetap memiliki adab dalam penulisannya. Akan tetapi untuk menulis email keperluan bisnis, termasuk juga email penawaran, Anda harus menulis sesuai dengan aturan yang baku. Dari email inilah yang akan mencerminkan suatu instansi, lembaga atau perusahaan. Agar Anda tidak salah, berikut kami sudah merangkum cara menulis email penawaran bisnis yang menarik.

Cara Menulis Email Penawaran

1. Menggunakan alamat email professional

Email Marketing
Email Marketing

Alamat email professional adalah alamat email yang dimiliki oleh perusahaan, buka email pribadi seperti menggunakan akun gmail. Contohnya biasanya nama orang/divisi kemudian diikuti nama tempat Anda bekerja. Contoh saja untuk email bisnis di Qwords menggunakan @qwords.co.id, jadi jika Anda memiliki posisi dibagian marketing maka akan mendapatkan email marketing@qwords.co.id.

Dengan menggunakan email bisnis/email professional ini untuk prosentase email ditanggapi akan lebih banyak jika dibandingkan dengan email pribadi. Selain itu dengan email bisnis akan meningkatkan rasa ‘trust’ dari penerima email.

2. Gunakan subject email

Dalam pengunaan subject email, gunakan subject yang jelas dan mewakili dari semua isi email. Contohnya jika Anda mengirim proposal penawaran tentang pengadaan server dengan teknologi yang terbaru. maka subject yang paling cocok untuk emailnya adalah “Proposal  Penawaran Server” atau “Server Untuk Akses Internet Lebih Cepat”. Silahkan eksplore tentang subjek email yang paling menarik untuk penerima email.

3. Gunakan bahasa formal

Setelah menuliskan subjek, pastikan bahasa yang Anda gunakan adalah formal. Anda tidak tahu siapa nantinya yang akan membaca email tersebut, bisa jadi orang yang membaca email tersebut adalah seorang yang selalu menjunjung tinggi nilai-nilai kesopanan. Sehingga dengan menggunakan bahasa formal, email yang Anda akan kirimkan bisa diterima dengan baik dan tidak menimbulkan masalah dikemudian hari.

4. Mengenal penerima email

Setelah Anda menuliskan subjek email, langkah selajutnya adalah menuliskan siapa penerima email penawaran tersebut. Dengan mengenali siapa yang akan menerima email, Anda akan mudah dalam menuliskan kalimat pertama. Ada dua jenis penerima email yang umum ditemui, yaitu:

  • Penerima email yang sudah dikenal, untuk yang sudah kenal Anda bisa menyebut namanya secara langsung.
  • Penerima email tidak dikenal, jenis penerima email kedua ini perlu diperlakukan secara khusus, untuk lebih amannya gunakan sapaan Bapak/Ibu.

Baca juga : Strategi Memanfaatkan Email Marketing

5. Menggunakan salam pembuka yang pas

template email
template email

Ini ada kaitannya dengan siapa yang nantinya akan menerima email. Pengunaan salam pembuka diawal ini hukumnya wajib dalam menulis email resmi. Ini seperti kita bertamu ke rumah orang, harus salam terlebih dahulu. Contoh untuk salam pembuka email bahasa Indonesia seperti berikut:

  • Assalamualaikum
  • Dengan hormat
  • Yang terhormat
  • Yang kami hormati

Agar lebih amannya bisa ditambahi bapak dan ibu, contohnya menjadi Assalamualaikum Bapak/Ibu. Hindari menggunakan kata “halo”, “hai” “Dear …” karena terkesan tidak resmi dan tidak sopan untuk pengunaan email bisnis.

6. Memperkenalkan diri

Setelah memberikan salam pembuka, cara menulis email penawaran selanjutnya adalah dengan memperkenalkan diri. Ini penting untuk penerima email mengetahui siapa Anda dan keperluannya apa. Terlebih lagi jika yang menerima email belum mengenal tentang diri Anda, maka perkenalkan diri Anda secara lengkap dan jelas.

Untuk lebih jelasnya berikut kami berikan contoh perkenalan diri pada email penawaran bisnis:

“Perkenalkan, nama saya Agus Muhammad dari PT. Qwords Company International. Melalui email ini saya ingin mengirimkan penawaran layanan server terbaru untuk kebutuhan hosting website perusahaan yang  Bapak/Ibu pimpin.”

7. Isi to the point

Untuk isi email ini merupakan inti dari email penawaran ini dikirim. Jadi perlu Anda perhatikan dalam penulisan supaya disampaikan secara jelas, lugas dan jangan bertele-tele sehingga menjadikan kebingungan. Sampaikan informasi yang terpenting dulu mengenai tujuan Anda mengirimkan email, misal untuk penawaran produk maka jelaskan produknya dengan spesifikasi beserta harganya.

Untuk pengunaan font, usahakan menggunakan font resmi yang sudah banyak dipakai saat ini seperti Times New Roman, Arial atau Tahona. Untuk ukuran font standart 12-15, dan untuk hal-hal yang perlu dihighlight bisa Anda tambahkan bold agar lebih terlihat.

Baca juga : Panduan Email Marketing Untuk Bisnis

8. Penutup

Penutup Email
Penutup Email

Setelah semua maksud sudah Anda sampaikan, kini saatnya untuk memberikan penutup email penawaran yang sudah Anda kirimkan. Berikut beberapa contoh penutup email penawaran:

  • Atas perhatian dari Bapak/Ibu kami ucapkan banyak terima kasih
  • Demikian email penawaran dari kami tentang server. Jika ada yang kurang jelas bisa Bapak/Ibu tanyakan melalui balasan email ini. Atas perhatian dari Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih.

Untuk ending email resmi, biasanya ditambahkan beberapa kata berikut:

  • Best regards
  • Hormat Kami
  • Hormat Saya
  • Thank You
  • Kind Regards
  • Best Wishes

Nah demikianlah pembahasan mengenai cara menulis email penawaran yang menarik berikut dengan contohnya. Untuk memaksimalkan dalam mencari pelanggan baru melalui email, kami memiliki rekomendasi layanan email marketing MailToGo dari Qwords.com. MailToGo adalah tool email marketing Indonesia dimana Anda bisa mengirim email dengan satu klik kepada ribuan kontak email sekaligus. Cukup dengan biaya mulai dari Rp 66.000/bulan Anda sudah bisa menikmati layanan email marketing ini. Tunggu apalagi gunakan email marketing untuk melejitkan omset bisnis Anda.

Terima kasih

2 Replies to “Cara Menulis Email Penawaran Yang Menarik dan Contohnya

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *