Ketika Anda mendapatkan email, apakah Anda pernah mendapati tanda tangan atau signature di bagian bawah body email pengirim? Biasanya, signature ini diawali dengan best regards dan berisi nama lengkap, nomor hp, jabatan, hingga alamat.
Apakah Anda pernah bertanya-tanya bagaimana cara menambah signature di Gmail Anda? Signature email merupakan sebuah teks informasi mengenai kontak pengirim email yang letaknya di bagian akhir dari isi email tersebut.
Cara membuat best regards di email sebenarnya tidaklah sulit. Ada banyak tutorial yang menjelaskan terkait cara membuat signature di Gmail yang bisa Anda ikuti.
Kenapa harus Gmail? Pertama, saat ini Gmail masih menjadi platform email terbesar yang banyak digunakan di dunia. Kemudian, layanan ini juga gratis dan bisa dimanfaatkan untuk menampung data hingga 10GB lengkap dengan fitur-fitur handal.
Pada artikel kali ini, Anda akan mendapatkan informasi mengenai hal-hal yang perlu ada dalam signature email, cara buat signature di Gmail, hingga tips membuat signature email yang baik via laptop dan aplikasi mobile. Yuk simak selengkapnya!
Baca juga: Cara Menulis Email Penawaran Yang Menarik dan Contohnya
Mengapa Signature Email Penting?
Signature email yang tepat memiliki peran penting dalam memberikan kesan profesional, kepentingan branding, serta memudahkan komunikasi. Melalui signature email, informasi kontak yang lengkap dan jelas dapat disampaikan kepada penerima, memudahkan mereka untuk menghubungi Anda dengan mudah.
Selain itu, signature email yang dirancang dengan baik juga dapat mempromosikan produk, layanan, atau acara penting melalui tautan yang disertakan. Dengan menyertakan informasi seperti jabatan, logo perusahaan, dan link media sosial, signature email berfungsi sebagai alat branding yang membantu memperkuat citra dan merek.
Selain itu, fungsi signature email adalah membantu membedakan Anda dari yang lain dan meningkatkan kesan positif yang Anda tinggalkan dalam komunikasi elektronik.
Apa Saja yang Harus Ada di Signature Email?
Setidaknya ada 9 hal yang perlu ada di dalam signature email. Apa saja info yang harus ada tersebut?
1. Nama, jabatan, dan asal perusahaan
Tuliskan nama, jabatan, dan asal perusahaan dengan jelas. Terutama jika Anda menggunakan alamat email tersebut untuk kebutuhan bisnis yang mewakili perusahaan.
2. Kontak informasi
Komponen lainnya yang harus Anda sertakan adalah kontak informasi. Anda bisa mengisikan situs web atau nomor telepon yang bisa dihubungi.
Bisa juga menambahkan alamat perusahaan.
3. Link media sosial
Anda juga bisa turut menyertakan link media sosial di signature email yang dibuat.
Untuk email profesional misalnya, minimal harus menyertakan akun LinkedIn. Tapi boleh juga jika Anda ingin menyertakan semua akun media sosial di signature email.
4. Logo
Elemen ini termasuk opsional Anda bisa menyertakannya atau tidak. Juga, tidak ada kewajiban untuk menyertakannya menjadi bagian signature email.
Tapi, jika Anda bekerja di dalam suatu perusahaan, sebaiknya disertakan logo perusahaan agar mempermudah identifikasi.
5. Foto
Begitu juga dengan foto diri, Anda bisa menambahkannya, boleh juga tidak.
Jika Anda ingin menyertakannya, lebih baik Anda menggunakan pas foto close up. Hindari menggunakan foto seluruh badan karena wajahmu sulit untuk terlihat jelas.
6. Desain
Agar terlihat lebih menarik, Anda bisa membuat signature email dengan sedikit desain. Anda bisa menggunakan warna-warna tertentu.
Namun sebaiknya, hindari desain yang rumit agar penerima email tidak salah fokus.
7. Persyaratan resmi
Jika Anda sering menggunakan email bisnis untuk saling bertukar informasi dengan kolega dari berbagai negara, persyaratan resmi ini bisa menjadi sesuatu yang penting. Tapi tenang saja, tidak semua negara menerapkan persyaratan resmi.
Tips Membuat Signature Email
Setelah mengetahui elemen dasar dalam membuat signature email Anda juga perlu mengetahui tips membuat signature email yang baik. Ada beberapa tips yang bisa Anda ikuti, yaitu:
1. Sederhana
Tetaplah mengedepankan kesederhanaan. Hindari memasukkan terlalu banyak informasi. Cara menambahkan signature di Gmail yang baik adalah yang sederhana. Pilihlah desain yang simpel agar tidak terlalu berat ketika dibuka.
Penerima email harus fokus dengan isi email yang Anda kirim. Jangan buat perhatian mereka teralih karena melihat signature email yang Anda buat.
2. Lengkapi elemen dasar
Ada 9 elemen dasar yang sebaiknya ada di dalam signature email seperti yang disebutkan di atas. Anda bisa menggunakan semuanya atau hanya memilih yang penting saja.
3. Terapkan triangle hierarchy
Cara membuat best regards di Gmail yang baik selanjutnya adalah dengan menerapkan triangle hierarchy. Apa itu triangle hierarchy? Setelah Anda menentukan informasi apa saja yang ingin ditulis, saatnya menentukan prioritas informasi yang ingin ditonjolkan.
Urutkan informasi yang kamu cantumkan mulai dari yang terpenting. Letakkan informasi paling penting di paling atas. Misalnya nama lengkap Anda.
Kemudian diikuti informasi tambahan di bawahnya. Urutkan dari atas ke bawah sesuai prioritas kepentingannya. Misalnya jabatan/posisi, nama perusahaan, nomor telepon, dan terakhir alamat perusahaan.
4. Gunakan desain secukupnya dan mobile-friendly
Jangan gunakan desain grafis yang mencolok. Gunakan font yang mudah terbaca, kombinasi warna yang nyaman dilihat mata, dan desain yang sederhana.
Selanjutnya, Anda juga perlu mempertimbangkan desain yang mobile-friendly. Hal ini agar signature email Anda berfungsi dengan baik saat dibuka di dekstop maupun aplikasi handphone.
Cara Membuat Signature Email di Gmail via Laptop
Bagaimana cara menambahkan best regards di Gmail?
Membuat best regards alias signature email sebenarnya gampang. Bagi Anda yang belum tahu, berikut ini merupakan langkah-langkah cara membuat signature email di Gmail yang bisa Anda gunakan sebagai rujukan:
- Pertama, ‘Login’ terlebih dahulu ke akun Gmail Anda
- Akan muncul tampilan dashboard Gmail. Cari menu pengaturan (setting) yang ada di pojok kanan atas kemudian klik ikon tersebut.
- Akan muncul pilihan menu, pilih saja ‘Setting’
- Pada tab ‘General’, pilih ‘Signature’ dengan scrolling halaman hingga ke bagian bawah
- Buat signature email yang Anda inginkan
- Jika sudah selesai, klik ‘Save Changes’
Baca juga: Cara Membuat Email Bisnis Dengan Domain Sendiri Gratis
Cara Bikin Signature di Gmail via Aplikasi Mobile
Selain bisa dibuat dari perangkat laptop, layanan Gmail juga mengizinkan Anda untuk membuat signature melalui aplikasi mobile.
Jadi, Anda tidak perlu khawatir jika tidak memiliki akses ke perangkat desktop. Berikut langkah-langkah cara pembuatannya:
- Pastikan sudah menginstal aplikasi Gmail di smartphone Android/iOS kesayangan Anda.
- Langkah berikutnya Anda tinggal login menggunakan akun email yang fitur signaturenya ingin diaktifkan
- Jika sudah berhasil login, Anda bisa masuk ke menu pengaturan (setting) dengan cara menekan tab di sisi kiri atas kemudian melakukan scroll hingga ke bagian paling bawah.
- Sampai disini Anda akan melihat daftar email yang sudah login di perangkat smartphone. Anda bisa mengklik ke nama email
- Untuk memasukkan signature Anda bisa memilih menu “mobile signature”
- Input semua informasi yang dirasa penting. Setelah itu Anda tinggal klik “OK”
Nah, itulah cara membuat regards di Gmail khusus untuk Anda yang masih belajar. Mudah sekali, bukan?
Sekarang saatnya Anda untuk mencoba membuatnya sendiri agar tampilan email menjadi semakin terlihat profesional. Berkreasilah dengan bebas. Yang penting, signature email yang Anda buat tetap sederhana dan tidak terlalu berlebihan.
Anda juga bisa memanfaatkan signature email ini untuk kebutuhan marketing, lho. Dengan menggunakan signature, email marketing Anda akan dianggap lebih profesional dan kredibel.
Anda juga bisa mencoba layanan MailToGo sebagai platform digital yang secara khusus ditujukan untuk mengakomodir kebutuhan pemasaran via email, misalnya seperti melakukan campaign promo penawaran, newsletter, hingga ucapan selamat datang untuk para subscriber.
