Cara Mudah Membuat Label Undangan Otomatis

Dalam suatu perhelatan acara, undangan menjadi salah satu elemen yang penting tidak bisa ditinggalkan. Untuk membuat undangan secara by name, kamu perlu paham bagaimana cara membuat label undangan.

Untuk menuliskan alamat tamu undangan satu-persatu secara manual pastinya membutuhkan banyak waktu dan tenaga. Untuk itu, kamu bisa memanfaatkan salah satu fitur untuk membuat label undangan otomatis di Microsoft Word.

Dengan begitu, kamu bisa buat label undangan sendiri dan tinggal mencetaknya saja di tempat percetakan. 

Sebelum memulai membuat label undangan otomatis, Kamu perlu menyiapkan beberapa perlengkapan seperti berikut:

• Laptop/komputer yang sudah terinstall Ms. Word dan Excel
• Printer
• Kertas label No. 103
• Penggaris
• Nama dan alamat penerima

Pastikan Microsoft Word dan Excel yang kamu pakai juga berlisensi asli (bukan bajakan), agar dokumenmu tidak bermasalah di kemudian hari.

Jika semua perlengkapan di atas sudah siap, langsung saja kita mulai cara membuat label undangan.  

Cara Membuat Label Undangan

1. Buat daftar penerima

Langkah pertama, tuliskan daftar penerima undangan dalam Microsoft Excel, isikan No, Nama dan Alamat penerima saja.

• Kolom No. untuk menghitung jumlah undangan yang akan kamu buat.
• Kolom Nama untuk nama penerima undangan yang kamu buat, usahakan untuk nama jangan sampai salah tulis.
• Kolom Alamat untuk mengisi pada bagian alamat penerima undangan, simpel saja tidak perlu alamat lengkap karena tidak akan cukup pada label.

Jika sudah, save file daftar nama dan alamat penerima undangan tersebut.

2. Buka menu Mailings pada MS Word

Selanjutnya, buka Microsoft Word kemudian silakan buka file baru. Jika sudah, buka menu “Mailings” pada pojok atas kemudian pilih “Labels”.

3. Pilih Options Labels

Tunggu hingga windows Labels muncul, kemudian langsung saja kamu pilih “Options” pada bagian bawah.

4. Pilih New Label

Setelah muncul window baru lagi, arahkan ke bawah dan pilih “New Label” .

5. Isi Label Details Customs

Kemudian akan muncul windows label details, ada dua tipe label yang biasanya digunakan. Tetapi khusus untuk saat ini kami mencontohkan untuk membuat label undangan dengan tipe Label 103. Jika kamu menggunakan label 12 tinggal menganti saja ukurannya pada kolom seperti gambar dibawah ini.

Sebelum melanjutkan, pilih “Page Size” kemudian pilih “Custom” untuk mengisi ukuran label sesuai dengan kebutuhan kamu. Di sini kamu bebas mengisikan ukuran sesuai dengan kebutuhan saja.

Di kolom Label name, isinya bebas tetapi agar lebih memudahkan sebaiknya isikan sesuai dengan ukuran label yang digunakan, kami mencontohkan dengan Label 103.

• Top margin, batas atas kertas label
• Side margin, batas samping kertas label
• Vertical pitch, ukuran tinggi kertas label
• Horizontal pitch, ukuran lebar kertas label
• Label height, tinggi label setelah dikurangi margin
• Label width, lebar label setelah dikurangi margin
• Number across, jumlah total kolom label
• Number down, jumlah total label garis
• Page size, pilihan ukuran kertas label
• Page width, ukuran lebar keseluruhan kertas label
• Page height,  ukuran tinggi keseluruhan kertas label

jika sudah jangan lupa klik “OK” menyimpan.

6. Pilih Label Options

Selanjutnya pada label options pilih label yang sudah kamu buat tadi, kami sebelumnya memberi nama “Label 103” kemudian pilih “OK”.

7. Pilih New Document

Scroll ke bawah dan pilih “New Document” dan pilih “OK”.

Jika layarnya putih polos atau kosong, buka tab “Layout” lalu klik “View Gridlines” untuk melihat kotak-kotak labelmu. 

8. Pilih Use an Existing List

Pilih menu Mailings > Select Recipients dan pilih Use an Existing List.

9. Pilih File Excel

Cari lokasi file MS Excel tujuan yang sudah kamu siapkan tadi. Klik “OK” pada sheet yang muncul.

10. Insert Merge Field

Pilih Insert Merge Field dan masukan Nama dan Alamat, tambahkan kata “Di” pada bagian tengahnya.

11. Copy Merge Field

Copy merge field satu pada kolom kedua, selanjutnya pilih menu Mailings > Rules > Next Record.

12. Copy semua Next Record

Copy kolom yang sudah ada tambahan <<Next Record>> pada semua kolom yang belum terisi.

13. Preview Label

Preview label apakah sudah berhasil atau belum. Jika dirasa sudah dan tidak ada masalah, kamu bisa langsung print dengan memasukan kertas label yang sudah kamu persiapkan sebelumnya.

Nah, mudah buka membuat label undangan sendiri? Kamu juga bisa memanfaatkan fitur Word ini untuk membuat surat yang dipersonalisasi lainnya seperti undangan.

Tapi kamu perlu hati-hati, jangan sampai dokumen label undangan yang kamu buat tidak bisa diprint karena kamu pakai Microsoft Word dengan lisensi bajakan. Kamu perlu produk berlisensi asli dari provider tepercaya dari Qwords.

Dengan Microsoft 365 dari Qwords, kamu bisa mengedit daftar undangan di Excel lewat HP, dan datanya otomatis terupdate di laptop. Kerjaan beres, persiapan nikah pun jadi lebih ringan.

Miliki Microsoft 365 asli dengan harga terjangkau di Qwords hari ini!