Mengenal Apa itu Event Organizer dan Cara Kerjanya

3 min read

Mengenal Apa itu Event Organizer

Mendengar kata event organizer mungkin sudah tidak asing lagi bagi Anda. Sebab sekarang ini kehadirannya banyak dijumpai pada acara-acara besar yang melibatkan banyak orang.

Banyak orang yang memilih menggunakan jasa event organizer ini karena berbagai hal, seperti keterbatasan dalam hal sumber daya dan keterbatasan waktu. Event organizer menjadi pilihan yang paling tepat untuk mereka yang tidak memiliki waktu longgar. Tetapi perlu dicek terlebih dahulu pastikan event organizer yang akan Anda sewa sudah berpengalaman dan memiliki portofolio yang bagus.

Jasa event organizer merupakan salah satu jenis jasa yang memiliki banyak peminat untuk  saat ini. Apalagi cakupan event organizer sangat luas, tidak hanya satu jenis acara saja melainkan berbagai acara bisa dihandle dengan baik.

Nah agar Anda lebih tahu tentang apa itu event organizer, maka silahkan ikuti pembahasan mengenai event organizer dan juga cara kerja event organizer di bawah ini.

Apa Itu Event Organizer

Event organizer adalah penyedia jasa profesional dalam penyelenggara berbagai acara formal maupun non-formal. Event organizer atau lebih dikenal dengan EO akan membuat rangkaian acara Anda menjadi lebih baik dan lancar. Ini didukung dengan adanya team yang sudah berpengalaman dalam menghandle berbagai acara.

Mendirikan bisnis event organizer tidaklah semudah yang dibayangkan, apalagi langsung menghandle acara besar dengan melibatkan banyak orang. Jika Anda berminat membuka jasa event, bisa dimulai dari acara-acara yang lingkupnya kecil terlebih dahulu.

Dalam membangun bisnis event organizer, ada beberapa tips dalam membangun event organizer yang baik seperti:

  • Memiliki tim yang solid
  • Sudah memiliki pengalaman dalam bidang event
  • Selalu memiliki ide yang kreatif dan inovatif
  • Memiliki banyak relasi bisnis
  • Berkolaborasi dengan mitra kerja lain

Cara Kerja Event Organizer

Untuk Anda yang bingung bagaimana sih cara kerja event organizer itu? Kami sudah memberikan timeline kerja event organizer dalam menghandle suatu acara. Berikut penjelasannya:

1. Menyusun konsep acara

Planning Acara
Planning Acara

Cara kerja pertama dalam event organizer adalah menyusun konsep acara yang akan dilaksanakan dengan team inti. Hal-hal yang perlu dibahas adalah tema acara, lokasi, waktu, pengisi acara, hiburan, dan lainnya.

Dengan menyusun konsep acara yang menarik tujuannya agar para pengunjung yang datang bisa berkesan sehingga dibicarakan banyak orang. Lalu bagaimana cara menyusun konsep acara yang menarik dan bisa berkesan? Jawabnya ajaklah orang-orang yang kreatif dan memiliki pemikiran out of the box.

2. Perumusan teknis acara

Jika konsep acara sudah jadi, langkah selanjutnya adalah merumuskan teknis acara. Anda harus teliti tentang apa saja yang dibutuhkan, ada satu hal saja yang terlewat maka akan memiliki berdampak terhadap pelaksanaan acaranya.

Untuk itu Anda bisa menyusun checklist apa saja yang harus dipenuhi agar tidak ada yang terlewat. Contoh saja saat membuat konsep acara pameran komputer, maka Anda harus memikirkan tentang lokasi, hari, pengisi acara, brand dan lainnya. 

3. Penyusunan anggaran

Budgeting
Budgeting

Setelah konsep dan teknis acara sudah jadi, langkah selanjutnya adalah menyusun anggaran untuk acara. Dengan penyusunan yang rinci, Anda bisa menghitung kira-kira berapa biaya yang diperlukan. Dalam teknisnya, anggaran ini akan dibagi lagi menjadi beberapa bagian seperti:

  • Keperluan administrasi
  • Pengisi acara
  • SDM tambahan
  • Konsumsi
  • Akomodasi dan transportasi
  • Promosi dan publikasi
  • Sewa lokasi
  • Panggung, sound dan lighting
  • Dekorasi acara
  • Souvenir
  • Dll

Mungkin anggaran yang dibutuhkan setiap acara satu dengan lainnya berbeda, contoh penyusunan anggaran diatas hanyalah gambaran kasarnya saja.

Baca juga : Mengenal Macam-Macam Strategi Untuk Perusahaan

4. Pembagian tugas

Jika penyusunan anggaran sudah selesai, langkah selanjutnya adalah pembagian tugas sesuai divisi masing-masing. Tujuannya agar masing-masing divisi bisa bertanggung jawab terhadap jobdesk masing-masing.

Pastikan semua anggota sudah mendapatkan tugas masing-masing, agar pembagiannya merata usahakan setiap divisi sudah diisi orang yang berpengalaman.

5. Pendanaan

Tahapan kelima dalam event organizer adalah pendanaan. Ada beberapa sumber pendanaan yang bisa digali, jika acaranya bekerjasama dengan instansi atau perorangan tinggal menyodorkan saja rincian biaya totalnya.

Untuk pelaksanaan event dengan sumber dana dari pihak luar, Anda bisa mencari donatur dan juga bekerjasama dengan sponsorship yang tertarik dengan event yang akan diselenggarakan. Buat list mengenai donatur dan sponsorship yang akan ditarget menjadi sumber pendanaan, usahakan sesuai dengan tema acara agar sponsor mau mengeluarkan budget marketing mereka untuk dimasukan dalam event yang akan dilaksanakan.

6. Persiapan acara

Keenam adalah tahapan persiapan acara, jika acaranya besar EO akan mempersiapkannya jauh-jauh hari. Biasanya EO membuat timeline dengan memberikan deadline pada setiap divisi masing-masing, tujuannya agar pembagian tugas tidak molor sehingga mengganggu divisi yang lainnya.

Persiapan Acara
Persiapan Acara

Jika sudah dekat tinggal hitungan hari, biasanya EO akan mengadakan gladi bersih untuk memastikan semuanya sudah siap dengan sempurna. Semua divisi akan dihadirkan disini agar bisa tahu kalau ada kendala sebelum acara dilaksanakan.

7. Pelaksanaan acara

Terakhir adalah tahapan pelaksanaan acara. Pada tahapan ini belum berakhir sepenuhnya, karena pihak event organizer akan terjun langsung saat acara. Banyak hal yang bisa tidak sesuai dengan rencana awal, untuk itu setiap divisi harus menyiapkan plan cadangan jika terjadi sesuatu yang tidak diinginkan.

Selalu lakukan koordinasi dengan penanggung jawab acara agar saat terjadi hal yang tidak sesuai harapan, bisa mengambil keputusan dengan cepat.

Nah demikian pembahasan mengenai event organizer dan cara kerjanya. Jangan lupa jika setelah semuanya selesai ada satu pekerjaan lagi yaitu melakukan evaluasi. Dari evaluasi ini diharapkan bisa menemukan permasalahan-permasalahan yang dihadapi sehingga tidak terjadi lagi pada event selanjutnya.

Agar event yang sahabat Qwords helat bisa diketahui oleh banyak orang, Anda bisa melakukan promosi salah satunya dengan menggunakan media internet. Nah website menjadi salah satu media yang paling efektif untuk menyampaikan semua itu. Anda tinggal membeli domain dan hosting saja kemudian mengisi konten sesuai dengan event yang akan dilaksanakan.

Terima kasih

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *