Di era digital ini, email sudah menjadi alat komunikasi yang tidak tergantikan dari dulu, tidak hanya untuk urusan personal tapi juga profesional.
Bagi para pebisnis dan pekerja profesional, memiliki alamat email yang terlihat kredibel dan profesional sangatlah penting.
Alamat email profesional tidak hanya memberikan kesan yang baik, melainkan juga turut memengaruhi pandangan rekan kerja, klien, dan calon mitra bisnis terhadap Anda.
Bayangkan jika Anda mengirimkan proposal bisnis penting menggunakan alamat email andhi_ganthenk27@namadomain.com dibandingkan dengan andi.setiawan@namadomain.com, menurut Anda peluang diterimanya proposal tersebut akan sama?
Nah, artikel ini akan membahas secara lengkap tentang contoh alamat email profesional dan bisnis, beserta tips untuk membuatnya sendiri. Yuk, simak baik-baik!
Mengapa Alamat Email Profesional itu Penting?
Email sebagai kartu nama versi digital digital yang kita miliki, sama seperti kartu nama, alamat email yang Anda gunakan akan memberikan kesan pertama kepada penerima.
Dalam dunia kerja dan bisnis, kesan pertama yang positif sangatlah penting untuk membangun kepercayaan dan kredibilitas.
Berikut beberapa alasan mengapa alamat email profesional itu penting:
-
Membangun Kredibilitas
Alamat email yang profesional dan menggunakan domain perusahaan menunjukkan bahwa Anda serius dan profesional dalam bidang tertentu sehingga membuat penerima menganggap semakin percaya.
-
Meningkatkan Kepercayaan
Alamat email yang terlihat tidak profesional, seperti yang menggunakan nama panggilan atau gratisan, bisa membuat penerima meragukan legitimasi identitas Anda.
Apalagi jika email berurusan dengan klien atau mitra bisnis, wajib hukumnya menggunakan email berbayar.
-
Memudahkan Pengorganisasian
Dengan menggunakan alamat email yang berbeda untuk urusan personal dan profesional, Anda bisa lebih mudah mengelola dan menyortir email penting.
- Membangun Brand Image
Alamat email profesional dengan domain perusahaan dapat membantu membangun citra perusahaan yang profesional dan kredibel.
- Menunjukkan Keseriusan
Menggunakan alamat email profesional menunjukkan bahwa Anda serius dalam komunikasi terutama untuk membedakan antara urusan pribadi dengan profesional.
-
Mencegah Spam
Alamat email gratisan biasanya lebih rentan terhadap spam email dan email dengan domain perusahaan biasanya dilengkapi dengan filter spam yang lebih canggih.
Komponen Alamat Email Profesional
Secara umum, alamat email terdiri dari dua bagian, yaitu username (nama pengguna) dan domain name (nama domain).
Username merupakan bagian sebelum tanda “@”, sedangkan domain name adalah bagian setelah tanda “@” diikuti ekstensi domain.
Berikut penjelasan lebih detail mengenai kedua komponen tersebut:
-
Username
Username adalah bagian yang mengidentifikasi dalam sebuah domain. Dalam konteks email profesional, username biasanya menggunakan format berikut:
- Nama depan dan nama belakang (contoh: andi.setiawan)
- Inisial nama depan dan nama belakang (contoh: a.setiawan)
- Nama depan dan inisial nama belakang (contoh: andi.s)
- Nama departemen atau divisi (contoh: andi.marketing)
-
Domain Name
Domain name adalah alamat perusahaan atau penyedia layanan email Anda. Untuk alamat email profesional, domain name biasanya menggunakan nama perusahaan (contoh: @qwords.com).
Tips Memilih Username Alamat Email Profesional
Memilih username yang tepat untuk alamat email profesional sangatlah penting. Pastikan Anda bisa request ke bagian terkait agar mendapatkan username yang sesuai.
Berikut beberapa tips yang bisa Anda ikuti:
- Buat sederhana
Gunakan username yang mudah diingat dan dieja. Hindari penggunaan angka atau karakter khusus yang tidak perlu.
- Profesional
Hindari penggunaan username yang mengandung unsur humor, nama panggilan, atau hal-hal yang tidak terkait dengan pekerjaan.
- Konsisten
Jika memungkinkan, gunakan username yang sama di seluruh platform komunikasi profesional Anda, seperti email, LinkedIn, dan Social Media. Ini akan memudahkan orang untuk mengenali dan menghubungi Anda.
- Hindari Singkatan Aneh
Hindari penggunaan singkatan yang tidak umum atau hanya Anda yang mengerti. Misalnya menggunakan “andes@qwords.com” atau andset@qwords.com.
Contoh Alamat Email Profesional
Berikut beberapa contoh alamat email profesional dengan penjelasannya:
- Nama Depan dan Nama Belakang: “andi.setiawan@qwords.com”
- Nama Depan dan Inisial Nama Belakang: “andi.s@qwords.com”
- Inisial Nama Depan dan Nama Belakang: “a.setiawan@qwords.com”
- Nama Departemen: “andi.marketing@qwords.com”
Catatan: Jika username pilihan Anda sudah terpakai, Anda bisa menambahkan angka atau titik di antara nama Anda.
Namun, usahakan untuk menghindari terlalu banyak angka atau titik karena bisa terlihat tidak profesional dan sulit diingat serta diucapkan.
Kapan Sebaiknya Menggunakan Alamat Email Gratis?
Meskipun alamat email dengan domain perusahaan umumnya lebih diutamakan, ada beberapa kondisi di mana penggunaan alamat email gratis bisa diterima.
Berikut beberapa contohnya:
- Tidak Bekerja di Perusahaan
Jika Anda seorang freelancer atau tidak bekerja di perusahaan, menggunakan alamat email gratis seperti Gmail atau Yahoo masih bisa diterima.
- Memiliki Bisnis Sendiri
Jika Anda memiliki bisnis sendiri dan belum memiliki domain website, Anda bisa menggunakan alamat email gratis dengan nama bisnis Anda. Misalnya, “jasawebsitejogja@gmail.com”.
Hindari Kesalahan Umum dalam Alamat Email Profesional
Pastikan Anda menghindari kesalahan umum berikut ini ketika membuat alamat email profesional:
- Menggunakan Nama Panggilan, karena biasanya nama panggilan berbeda dengan nama asli.
- Menggunakan Angka atau Simbol Aneh, hindari menggunakan angka atau simbol aneh yang tidak wajar karena berpotensi salah ketik.
- Alamat Email yang Terlalu Panjang, karena email yang terlalu panjang akan sulit diingat. Jika memang ingin menuliskan nama lengkap lebih baik diganti menjadi inisial saja.
Tips Membuat Alamat Email untuk Tim
Jika Anda seorang atasan atau pemilik bisnis, Anda mungkin perlu membuat alamat email untuk tim Anda. Berikut beberapa tips yang bisa Anda ikuti:
- Gunakan Konsistensi
Tetapkan format username yang konsisten untuk seluruh tim Anda. Misalnya menggunakan nama lengkap atau nama depan dan nama belakang saja.
- Sesuaikan dengan Jabatan
Jika tim Anda cukup besar, Anda bisa membuat format username yang sesuai dengan jabatan.
- Pertimbangkan Nama Departemen
Untuk departemen yang sifatnya publik atau sering berhubungan dengan klien, Anda bisa menggunakan nama departemen sebagai username.
- Perhatikan Kebutuhan
Pada akhirnya, sesuaikan pembuatan alamat email tim Anda dengan kebutuhan bisnis. Yang terpenting adalah alamat email tersebut mudah diingat, profesional, dan mencerminkan struktur organisasi perusahaan Anda.
Email Profesional Gratis dengan Beli Domain di Qwords!
Kabar baik saat ini Anda bisa mendapatkan email profesional dengan ekstensi domain gratis, syaratnya hanya membeli domain di Qwords.
Ada berbagai ekstensi domain yang bisa Anda pilih untuk menjadi ekstensi email profesional.
Kesimpulan
Memiliki alamat email profesional sangatlah penting untuk membangun citra profesional dan kredibel, terutama dalam dunia kerja dan bisnis.
Dengan mengikuti tips dan contoh yang telah dijelaskan di atas, Anda bisa membuat alamat email yang tepat dan efektif untuk menunjang karier Anda.
