Apa itu Quotation? Ini Pengertian dan Jenis-Jenisnya

3 min read

Apa itu Quotation Ini Pengertian dan Jenis-Jenisnya

Quotation adalah istilah yang sangat populer dalam dunia bisnis. Pasalnya, quotation berkaitan erat dengan penjualan, pembelian, permintaan hingga suatu penawaran dalam bisnis. 

Selain itu, quotation juga sangat familiar dengan keputusan dalam suatu project. Maka dari itu sangat penting untuk mengenal hal ini lebih dalam.

Quotation sangat penting untuk mengatur arus kas suatu perusahaan serta memberikan perlindungan kepada pihak pembeli dari adanya kenaikan harga. 

Di samping itu, quotation juga mampu memberikan penegasan kepada pihak pembeli tentang kapan barang yang dipesan harus dibayar paling lambat. 

Untuk mengetahui seputar apa itu Quotation lebih lengkap, berikut sudah kami rangkum penjelasannya khusus untuk Anda.

Pengertian Quotation 

Quotation adalah
Quotation adalah

Quotation adalah surat penawaran yang diberikan kepada pelanggan setelah adanya suatu permintaan.

Tentunya quotation sangat bermanfaat sebagai penawaran terkait harga maupun jasa yang ditawarkan perusahaan terhadap pelanggan. 

Dokumen tersebut biasanya digunakan untuk keperluan transaksi B2B. Quotation biasanya berkaitan erat dengan faktur penjualan. 

Sebagai informasi, faktur penjualan menjadi dokumen yang wajib ada dalam suatu aktivitas penjualan tertentu. Terutama di lingkungan instansi dan perusahaan multi nasional.

Quotation letter adalah hal penting yang selalu ada dalam pengadaan barang. Bukan karena formalitas saja, akan tetapi quotation juga mampu memberikan manfaat baik bagi perusahaan. 

Adapun beberapa manfaat quotation letter di antaranya adalah:

1.Mampu Meminimalisir Resiko yang Sama Sekali Tidak Diharapkan 

Quotation mampu meminimalisir resiko dari suatu kejadian maupun peristiwa tertentu yang sama sekali tidak diharapkan. 

Misalnya, pembatalan pembelian produk, perubahan harga, ketersediaan stok suatu produk dan sebagainya.

Hal-hal semacam itu tentunya hanya akan menghambat proses pengadaan saja. 

2.Memberikan Manfaat Efektif dan Efisien 

Semua harga serta jumlah yang diinginkan oleh perusahaan akan tertulis jelas pada lembaran quotation.

Hal ini tentunya akan memudahkan perusahaan maupun vendor ketika memerlukan barang maupun jasa tertentu. Secara praktis bisa langsung melihat quotation letter yang diberikan. 

3.Mampu Mempermudah Proses Pengadaan Barang dan Jasa 

Dengan adanya quotation letter maka sahabat Qwords tidak perlu takut dan khawatir lagi jika ingin melakukan permintaan produk maupun jasa tertentu dalam jumlah yang besar, karena semua infonya sudah termuat dalam quotation. 

Baca juga: Contoh dan Jenis-jenis Marketing Tools

4.Mampu Menghemat Waktu 

Berikutnya, quotation mampu memberikan manfaat waktu. Terutama dalam pengadaan barang yang biasanya akan membutuhkan waktu lama. 

Maka dengan melibatkan quotation akan mampu menghemat waktu. Segalanya akan terasa jauh lebih praktis. 

5.Mampu Mengatur Uang Keluar Masuk dengan Baik 

Manfaat lainnya dari quotation adalah mampu mengatur uang keluar masuk dengan lebih baik, tentunya dengan rincian barang lengkap. 

Hal seperti ini akan sangat bagus bagi kondisi keuangan agar tetap berada pada anggaran yang ditentukan. 

Jenis-Jenis Quotation 

jenis jenis Quotation
jenis jenis Quotation

Quotation terdiri dari dua jenis berbeda. Masing-masing quotation tentunya mempunyai peranannya sendiri-sendiri. 

Jenis-jenis quotation yang utama di antaranya vendor quotation dan customer’s quotation seperti berikut. 

1.Vendor Quotation 

Vendor quotation merupakan sejenis penawaran maupun bentuk daftar kesepakatan yang telah disusun oleh pihak perusahaan manufaktur kepada pihak supplier atau vendor tertentu. 

Ketika perusahaan manufaktur ingin melakukan kesepakatan dengan vendor, maka perlu mengeluarkan quotation ini. 

2.Customer’s Quotation 

Customer’s quotation adalah sejenis surat penawaran maupun daftar kesepakatan tertentu tujuannya  agar perusahaan bisa memperoleh pelanggan. 

Jadi, saat perusahaan ingin melakukan penawaran terkait penjualan tertentu kepada pelanggan, maka pihak perusahaan mesti mengeluarkan quotation ini. 

Susunan Quotation 

Quotation adalah surat penawaran penting yang memiliki format penulisan tersendiri.

Untuk itu, tiap-tiap perusahaan perlu memperhatikan format penulisan quotation dengan seksama sehingga bisa memperlihatkan kesan yang profesional dan mampu menjalin kerjasama yang maksimal. 

1.Pembuka

Pada bagian pembuka quotation memuat informasi terkait profil perusahaan. Misalnya, company profile singkat. 

Di samping itu, Anda juga perlu mempromosikan perusahaan pada bagian ini. Tujuannya tentu saja untuk memperkenalkan diri ke pihak kedua. 

Bagian pembuka juga perlu dibuat dengan baik untuk menarik minat pembaca agar mampu mendapatkan penawaran yang lebih lanjut. 

Penambahan bagian profil perusahaan sangat disarankan guna melengkapi berbagai macam surat wajib seperti SIUP, NPWP, TDR dan sertifikat lainnya. 

2.Isi 

Bagian isi surat memuat detail quotation. Perlu ditekankan bahwa Anda harus menulisnya secara lengkap tanpa dikurangi suatu apapun. 

Mulai dari jenis barang atau jasa yang ditawarkan, kuantitasnya, jumlah minimal pemesanan sampai cara pembayarannya seperti apa.

Anda juga perlu menambahkan keterangan maupun informasi lainnya pada bagian bawah sehingga nantinya bisa menarik minat dari calon pembeli. 

Khususnya pada bagian isi, Anda harus benar-benar memuat detailnya dengan baik, rapi dan berbobot. Apalagi jika membuat direct quotation.

3.Bagian Penutup 

Bagian terakhir adalah penutup. Isilah bagian penutup dengan menggunakan kalimat berisi harapan yang besar untuk menjalin kerjasama dengan para calon pelanggan. 

Hal ini juga berlaku apabila sahabat Qwords membuat direct quotation. Direct quotation adalah surat penawaran yang bersifat langsung. 

Sebagai tambahan, untuk bisa terus menarik minat calon pelanggan maka Anda disarankan untuk melampirkan berkas dokumentasi pekerjaan yang pernah dilakukan sebelumnya. 

Khususnya jenis penawaran yang telah Anda tawarkan sebelumnya. Lampiran tersebut juga bisa jadi bukti pengalaman. 

Baca juga: Mengenal Pengertian, Strategi & Tugas Telemarketing

Kesimpulan

Itulah penjelasan terkait apa itu Quotation dan jenis-jenisnya. Bagaimana? Apakah sahabat Qwords sudah paham terkait pentingnya quotation untuk bisnis dan perusahaan.

Dalam bisnis, Quotation adalah hal lumrah yang diberikan ketika melakukan penawaran kerjasama dengan pihak lain. Jadi harus disiapkan kelengkapannya.

Terlepas dari itu, bagi sahabat Qwords yang saat ini sedang membutuhkan platform untuk jualan secara digital, Anda bisa memanfaatkan layanan Jasa Pembuatan Website dari Bikin.Website yang bisa didapatkan mulai dari Rp 1 jutaan.

Anda bisa memanfaatkan website sebagai media promosi untuk menjelaskan berbagai produk yang Anda jual, sehingga calon konsumen lebih percaya dan yakin.

Semoga bermanfaat.

One Reply to “Apa itu Quotation? Ini Pengertian dan…”

Leave a Reply

Your email address will not be published.