Email adalah akronim Electronic Mail yang kemudian di negara kita disebut sebagai surat elektronik. Tahukah Anda tentang akronim tersebut? Sekarang ini hampir tidak ada orang, instansi, atau perusahaan baik swasta atau negeri yang tidak menggunakan email.
Email tanpa disadari oleh banyak orang telah mengubah kebiasaan menulis surat. Bahkan, kemunculan email sempat membuat jawatan Pos Indonesia hampir bankrut karena saking jarangnya orang menulis surat sekarang ini. Seperti apa sebenarnya surat elektronik ini? Mari kita bahas secara mendalam!
Apa itu Surat Elektronik?
Seperti yang sudah disebutkan di atas, surel ini merupakan sarana mengirim surat secara online lewat jaringan komputer. Salah satu contohnya adalah lewat internet. Ingat, ada internet dan intranet. Jadi, apapun yang dikirim menggunakan jaringan komputer, maka ia bisa kita sebut surel.
Baca juga: Tutorial Zoho Mail, Layanan Email Dengan Domain Sendiri
Selain disingkat menjadi surel, surat elektronik juga memiliki banyak singkatan lain seperti ratron, ratel, pos-el, atau imel. Kalau surat konvensional biasanya membutuhkan biaya yang cukup besar untuk mengirim sebuah surat, misalnya dengan membayar perangko dan membutuhkan waktu lama agar surat tersebut sampai, surel sebaliknya. Surel hanya membutuhkan waktu sepersekian detik dan hampir gratis, kecuali membayar koneksi internet.
Sejarah Surat Elektronik
Surat elektronik pertama kali digunakan secara terbatas pada tahun 1960an. Tapi waktu itu penggunaannya hanya pada satu komputer yang sama. Maksudnya tidak bisa berkirim pesan ke komputer lain. Seperti hanya meninggalkan pesan saja. Selain itu pada generasi pertama, mewajibkan si penerima dan pengirim email harus sama-sama online kalau ingin mengirim email.
Email mulai memiliki sistem seperti yang kita kenal sekarang berkat Ray Tomlinson. Pada tahun 1971 Ray membuat sistem pertama yang bisa mengirim email antara pengguna host di ARPANET dengan menggunakan tanda @. Sistem inilah yang kemudian menjadi cikal bakal email yang kita kenal sekarang.
Ray waktu itu bekerja di sebuah perusahaan bernama Bolt Beranek and Newman yang merupakan lembaga pertahanan milik Amerika. Awalnya ia mencoba dengan program yang bernama SNDMSG.
Dari program itu itu percobaan Ray dilanjutkan dengan menggunakan file protocol yang bernama CYPNET. Dengan cara itu email mulai bisa dikirim ke komputer lain. Tidak di satu komputer saja. Tapi saat itu pengiriman hanya bisa dilakukan ke komputer yang berada di jaringan ARPANET.
Jika sistem email yang sekarang menggunakan sistem store and forward, artinya server email menerima, meneruskan, mengirim dan menyimpan pesan, dulu tidak. Itu kenapa dulu pengirim dan penerima email harus online secara bersamaan.
Sementara sekarang kita tak perlu selalu online agar bisa menerima email. Email akan masuk dan disimpan oleh server dan kita bisa membukanya kapanpun.
Jenis Surat Elektronik
Surat Elektronik memiliki beragam jenis yang dilihat dari berbagai segi.
1.Mekanisme
Pertama dari segi mekanisme. Artinya dari cara kerja. Ada 3 jenis email dari sudut pandang mekanisme.
- Forwarding
Merupakan layanan email yang meneruskan email yang sudah diterima ke email lain. Dengan forwarding, alamat email asli bisa disembunyikan. Tapi kekurangannya, membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mengirim pesannya.
- Pop Mail
Email ini biasanya akan Anda terima ketika berlangganan dengan ISP. Semacam newsletter. POP mail memungkinkan untuk Anda baca secara offline. Tapi Anda harus mengunduh terlebih dahulu email yang mau Anda baca. Baru Anda bisa membacanya secara offline.
Kelemahan dari jenis surat elektronik yang satu ini adalah tingkat keamanannya. Anda tidak bisa mengecek di sembarang tempat. Anda juga harus menggunakan aplikasi tertentu untuk membukanya.
Baca juga: Manfaat Email Colaboration Untuk Menunjang Aktivitas Bisnis
- Web Based Email
Ini merupakan layanan email yang diberikan oleh website penyedia email seperti yahoo atau Gmail. Keunggulan menggunakan email jenis ini adalah Anda bisa mengeceknya dimanapun dan dipastikan selalu aman.
Tapi, akan butuh banyak kuota untuk mengecek emailnya. Setidaknya dilihat dari sudut pandang jenis email yang lain.
2. Format
Sementara dari segi format, artinya email dilihat dari isi emailnya dan penampakan visualnya. Ada 2 jenis email dari segi format.
- Plain Text
Plain text ini email yang tidak ada format apapun. Dia plain (polos). Jadi tidak ada huruf besar, huruf kecil, huruf berwarna atau semacamnya. Biasanya, email yang dikirim dengan format ini berbentuk ASCII atau hanya sekedar data saja.
- HTML
Kepanjangannya adalah HyperText Mark-Up Language. Email ini menggunakan bahasa standard yang membuat tampilan email dari lebih menarik. Dalam email ini Anda bisa mengatur layout, memberi warna, dan lain sebagainya. Format penulisannya HTML dan ukuran filenya lebih besar dari plan text.
4.Brand
Kalau dari brand sendiri, artinya kita melihat email dari segi siapa brand yang mengeluarkannya. Ada banyak, ada Gmail, Yahoo, telkom.net, Bing, dan banyak lagi lainnya.
Penutup
Email membuat kita lebih murah dalam mengirim surat. Jika dahulu Anda harus menulis surat dengan tangan, lalu mengirimnya menggunakan pos, menunggu sekian hari, dan hal ribet lainnya, sekarang cukup sekali klik email sudah terkirim.
Saat ini email juga bisa digunakan untuk menunjang aktivitas promosi perusahaan. Untuk melakukan hal ini, Anda bisa menggunakan layanan email marketing MailToGo dari Qwords.com yang bisa didapatkan secara berlangganan mulai dari Rp90 ribuan perbulan. Adapun contoh fasilitas yang akan didapatkan sendiri misalnya seperti, kuota pengiriman email hingga 2,000 email, penyimpanan kontak unlimited, template email promosi, automation email, hingga statistik untuk melacak seberapa efektif campaign yang sedang dijalankan.
Bagaimana? Tertarik untuk mencoba promosi via surat elektronik?
Semoga bermanfaat.
