Pengertian Stok Opname, Tujuan Serta Contohnya

Demi menyesuaikan catatan akuntansi dengan jumlah stok fisik barang yang dimiliki suatu perusahaan, maka diperlukan stock opname. Kegiatan ini dipakai guna melakukan penghitungan ulang stok barang sehingga mengurangi risiko minus maupun kelebihan.

Perbedaan atau selisih barang tentu akan cukup mengganggu perusahaan. Hal tersebut tentu akan mempengaruhi perencanaan pada bulan berikutnya. Mengingat bahwa aktivitas ini sangatlah penting, maka setiap perusahaan diharapkan selalu rutin melakukannya.

Pengertian Stock Opname

Kegiatan stock opname merupakan perhitungan fisik atas besaran persediaan barang di gudang perusahaan yang akan dijual. Umumnya kegiatan ini dipakai guna mengetahui secara pasti serta akurat terkait catatan pembukuan yang menjadi fungsi salah satu sistem pengendalian sistem internal.

Kegiatan yang harus dilakukan rutin oleh perusahan ini tentu sangat menyita waktu. Hal ini karena harus benar-benar langsung memeriksa kondisi persediaan barang perusahaan tanpa adanya pengurangan maupun penambahan lainnya.

Tujuan Stock Opname

Kegiatan ini memang bertujuan untuk menghitung besaran persediaan barang suatu perusahaan agar tidak terjadi selisih apapun. Di samping itu, kegiatan penting ini juga mempunyai tujuan lain diantaranya seperti berikut.

1. Memberikan informasi terkait kuantitas dan kualitas barang perusahaan.
2. Untuk memperoleh harga pokok penjualan atau HPP yang hendak digunakan untuk menghitung laba rugi perusahaan tersebut.
3. Sebagai alat kontrol sekaligus pengawasan terhadap barang yang tengah disimpan dan dipakai oleh perusahaan.
4. Sebagai suatu rancangan perencanaan guna persediaan stok barang pada bulan dan tahun berikutnya sehingga tidak mengalami selisih (kekurangan atau kelebihan jumlah barang).
5. Memberikan informasi kepada perusahaan tentang total jumlah persediaan barang yang ada.
6. Dipakai untuk membantu perhitungan uang kas, aktiva, hutang dan piutang perusahaan.

Baca juga : Mengenal Model Bisnis dan Beberapa Contohnya

Kapan Waktu Stock Opname

Kegiatan yang biasanya dilakukan oleh petugas audit dan bukan menjadi staf pencatat persediaan internal barang perusahaan ini perlu dilakukan di waktu tepat. Biasanya kegiatan ini akan dilakukan pada akhir tahun maupun akhir bulan.

Sebenarnya kapan waktu pengerjaan kegiatan ini sangat dipengaruhi oleh tingkat kepentingan maupun kemampuan perusahaan. Pengecualian bagi perusahaan SPI yang rapi, biasanya kegiatan ini akan dilakukan setiap triwulan maupun caturwulan tertentu.

Di sejumlah perusahaan kegiatan ini dilakukan pada awal bulan. Tujuannya tidak lain adalah untuk menekan risiko selisih. Dengan pengerjaan setiap awal bulan, maka jika ada selisih maka diharapkan bisa segera diketahui apa penyebabnya untuk kemudian dilakukan analisis perhitungan lebih jauh.

Tahapan Melakukan Stock Opname

Untuk melakukan kegiatan stock opname, sebaiknya terapkan beberapa langkah berikut. Langkah-langkah runtut ini kiranya bisa memudahkan Anda bersama tim audit dalam mengecek persediaan barang perusahaan secara efektif.

1. Hentikan Pergerakan Barang

Menghentikan pergerakan barang yang masuk maupun keluar dari perusahaan bisa menjadi langkah awal kegiatan ini yang harus Anda lakukan. Dengan begini, maka tidak akan terjadi selisih baik kekurangan maupun kelebihan.

2. Pengerjaan Lebih dari 1 Orang

Untuk melakukan kegiatan perhitungan seperti sebaiknya dilakukan oleh lebih dari 1 orang. Hal ini agar hasil akhirnya menjadi maksimal, cepat selesai dan tentunya lebih terlihat transparan. Minimal jumlah orang yang melakukan kegiatan ini adalah 2 orang.

3. Periksa Kelengkapan Dokumen

Sebelum Anda dan tim melakukan kegiatan ini, sebaiknya lakukan terlebih dahulu pemeriksaan kelengkapan dokumen. Tentunya adalah kelengkapan dokumen untuk melakukan kegiatan perhitungan barang stok ini.

4. Lakukan Perhitungan

Ketika melakukan kegiatan perhitungan besaran jumlah barang, maka sebaiknya lakukan dengan cermat dan teliti. Hal ini tentunya akan meminimalisir risiko kesalahan pada hasil akhir kegiatan ini. Terlebih jika ada selisih.

5. Bandingkan Jumlah Barang

Membandingkan besaran jumlah barang yang tersedia di dalam gudang juga sangat penting. Bandingkan jumlah ketersediaan barang dengan pencatatan buku terkait. Hal ini sangat penting demi menghindari adanya selisih nantinya.

6. Buat Laporan Stock Opname

Setelah seluruh rangkaian proses kegiatan pengecekan barang tersebut selesai dilakukan, selanjutnya Anda bisa langsung membuat laporan. Biasanya laporan akan disusun menggunakan lembar kerja Microsoft Excel agar lebih gampang. Berikut merupakan format contoh stock opname Excel yang bisa Anda simak.

7. Laporkan Hasil Kerja

Sebagai langkah terakhir Anda bisa melaporkan hasil kerja tersebut. Laporkan hasil kerja Anda dan tim ke divisi terkait sehingga akan ada umpan balik. Laporan tersebut juga akan digunakan untuk membeli barang kebutuhan pada periode berikutnya.

Jika nantinya ditemukan selisih, maka akan ada tindakan lebih lanjut lagi. Misalnya, dengan mencari tahu penyebabnya terlebih dahulu dan segera bisa diselesaikan dengan baik. Dengan demikian, maka sebaiknya kegiatan ini selalu rutin dilakukan.

Agar proses stok opname bisa berjalan dengan lancar dan teliti, Anda bisa melakukan pencatatan semua data stok menggunakan website. Website bisa digunakan sebagai data untuk update stok secara realtime sehingga tim lain dan owner bisa melihat secara langsung.

Untuk memulai sistem stok opname online ini Anda perlu membutuhkan hosting dan juga domain untuk menyimpan semua data stok produk Anda. Jika perlu Anda bisa hire programmer yang handal untuk mendevelop website sistem informasi sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Terima kasih