Cara Membuat Mail Merge: Pengertian, Fungsi, & Contohnya

Apakah Anda sering mengalami kesulitan ketika harus mengirimkan dokumen yang sama kepada banyak penerima dengan informasi yang berbeda-beda? Misalnya saat membuat surat pemberitahuan, undangan, faktur, invoice, dan sejenisnya merasa kewalahan karena banyaknya penerima yang harus ditulis. 

Proses ini bisa menjadi sangat merepotkan jika kita harus mengganti informasi penerima secara manual untuk setiap dokumen yang akan dikirimkan. Bisa dibayangkan jika jumlahnya ada ratusan pasti akan membutuhkan waktu yang lama dan rawan terjadi kesalahan penulisan.

Sebenarnya ada cara yang untuk mempercepat waktu dan pekerjaan pembuatan berbagai surat tersebut yaitu dengan cara membuat mail merge pada Microsoft Word dan Google Docs. Banyak perusahaan besar dan organisasi menggunakan mail merge untuk mengirimkan dokumen massal. Jadi, pekerjaan bisa dilakukan dengan efektif dan efisien.

Mail merge adalah fitur yang ada pada berbagai aplikasi pengolah kata, seperti Microsoft Word atau Google Docs. Dengan Mail Merge, Anda dapat menggabungkan data dari sumber yang berbeda ke dalam satu dokumen utama, sehingga Anda dapat membuat banyak dokumen yang dipersonalisasi dengan cepat.

Nah, untuk memahami pengertian mail merge lebih lanjut hingga fungsi, dan cara membuat contoh mail merge, mari simak artikel ini!

Apa itu Mail Merge

Perlu diketahui, mail merge adalah fitur yang ada pada Microsoft Word dan Google Docs yang berguna untuk pembuatan surat dan dokumen lain yang isinya sama, namun identitas penerimanya saja yang berbeda.

Jadi Anda bisa mengganti nama, alamat, nomor handphone, alamat email dll dengan otomatis, tidak perlu menuliskannya satu persatu. Anda cukup menyambungkan file yang ada di Ms Word dengan file Microsoft Excel, Microsoft Acces atau Outlook. Nah daripada penasaran, berikut panduan menggunakan mail merge dengan mudah dan cepat.

Fungsi Mail Merge

Fungsi mail merge adalah untuk menggabungkan data dari sumber yang berbeda ke dalam satu dokumen utama, sehingga memungkinkan pembuatan banyak dokumen dengan konten yang dipersonalisasi secara otomatis. Proses ini sangat bermanfaat dalam mengirimkan surat atau email massal dengan informasi yang berbeda untuk setiap penerima.

Dengan menggunakan mail merge, Anda dapat menghemat waktu dan usaha karena tidak perlu mengganti informasi penerima secara manual untuk setiap dokumen yang akan dikirimkan.

Cara Menggunakan Mail Merge

Sebelum memulai, kami disini akan mencontohkan membuat mail merge menggunakan Microsoft Word dengan Excel. Keduanya dipilih karena lebih mudah dipraktekkan dan familiar untuk berbagai pengguna komputer. Silahkan ikuti panduannya berikut ini:

1. Membuat file master surat di Ms Word

Langkah pertama sebelum menggunakan mail merge, pastikan Anda sudah menyiapkan file master surat undangan yang akan Anda berikan nama penerima yang berbeda. 

Pastikan semua penulisan sudah benar dan tidak ada typo. Kosongkan pada bagian yang akan diisikan database dengan menggunakan mail merge.

Nah, berikut contoh surat mail merge undangan yang kami buat. Pada artikel kali ini, kami akan membuat undangan dengan memberikan nama, alamat, dan alamat email. Anda bebas memodifikasi bagian ini sesuai dengan keperluan.

2. Membuat database penerima di Excel

Setelah file master surat sudah jadi, langkah selanjutnya Anda bisa memulai dengan membuat file baru di Microsoft Excel. Silahkan buat tabel sesuai dengan kebutuhan mulai dari nomor, nama, alamat, no hp, dan email. Isikan semua datanya dan pastikan semua sudah tertulis dengan benar.

3. Mengkoneksikan mail merge dengan Ms Excel

Nah, sekarang saatnya menggabungkan kedua data tersebut! Untuk memulai menyambungkan surat dengan database email, caranya seperti ini:

• Membuka menu ‘Mailings’

  

Cara menggunakan mailings di Word bisa dilakukan dengan pilih ‘Mailings’ pada bagian bar menu atas Microsoft Word.

• Memilih menu ‘Start Mail Merge’

Setelah menu ‘Mailings’ terpilih, silahkan buka dan pilih menu ‘Start Mail Merge’. Lokasinya berada pada pojok kiri atas dekat dengan menu ‘Save’.

• Memilih menu ‘Step-by-Step Mail Merge Wizard’

Kemudian scroll ke bawah pada ‘Start Mail Merge’ dan pilih menu ‘Step-by-Step Mail Merge Wizard’ yang berada paling bawah.

• Pilih “Document type“

  

Pada menu ‘document type’, ada beberapa pilihan seperti Letters, Email messages, Envelopes, Labels dan Directory. Karena disini kita akan membuat surat maka silahkan memilih ‘Letters’.

• Pilih “Next: Starting document“

  

Silahkan pilih ‘Next, starting document’ untuk melanjutkan proses mail merge.

• Pilih “Select starting document“

  

Pada ‘select starting document’, ada 3 pilihan berbeda. Silahkan memilih ‘Use the current document’. Menu ini berarti Anda menggunakan dokumen Anda sendiri yang sudah dibuat sebelumnya.

• Pilih “Next: Select recipients“

Untuk melanjutkan,  pilih ‘select recipients’.

• Pilih menu “Use an existing list“

  

Pada menu ‘select recipients’, silahkan Anda memilih ‘Use an existing list’ kemudian pilih menu ‘Browse’, silahkan pilih lokasi database penerima yang sudah Anda buat sebelumnya. 

Jika sudah benar silahkan klik ‘Ok’ dan akan muncul tabel Excel seperti yang Anda buat sebelumnya. Kemudian klik ‘Ok’ untuk melanjutkan.

• Selanjutnya pilih menu “Next: Write your letter“

Nah, langkah selanjutnya, pilih menu ‘Next: Write your letter’ untuk melanjutkan proses memasukkan mail merge.

Baca juga : Cara Membuat Email dengan Nama Domain Sendiri

4. Inset Mail Merge pada surat

Selanjutnya, Anda tinggal memasukan mail merge pada surat. Caranya mudah sekali! Silahkan lihat gambarnya di bawah ini.

Pilih menu ‘Insert Merge Field’. Insert Merge Field adalah perintah yang dipakai untuk memberikan informasi tambahan mengenai penerima surat, misalnya nama depan/belakang, nomor telepon, kode pos, dan sebagainya.

Lokasinya masih satu menu dengan ‘Mailings’. Kemudian masukkan ‘Field’ sesuai dengan bagian nama, alamat, dan nama email. Pastikan ‘Field’ sesuai dengan lokasinya. Nantinya pada sebelah tulisan Nama, Alamat dan Email akan muncul tulisan <<F2>>, <<F3>> dan <<F4>>.

5. Preview hasil mail merge

Terakhir, Anda bisa melihat setting mail merge yang sudah Anda buat apakah berhasil atau tidak. Anda bisa mengeceknya pada menu ‘Preview Results’.

Untuk mengecek daftar namanya, Anda bisa menggeser tanda panah di samping ‘Preview Results’. Kode F2, F3 dan F4 yang Anda tulis tadi akan terisi dengan nama, alamat, dan email. Selanjutnya, contoh surat mail merge yang Anda buat ini bisa langsung dicetak  atau disimpan.

Nah, bagaimana? Mudah bukan cara membuat mail merge pada Microsoft Word? Jika ada pertanyaan atau permasalahan dalam menjalankan tutorialnya silahkan Anda tulis pada kolom komentar di bawah, ya!

Untuk Anda yang membutuhkan layanan email premium dengan ekstensi sesuai dengan nama website, kami memiliki rekomendasi untuk menggunakan layanan Google Workspace yang bisa Anda beli di Qwords.com. Google Workspace adalah layanan milik Google dengan berbagai fitur dan keunggulan yang bisa Anda gunakan untuk berbagai keperluan email bisnis. 

Jadi, tunggu apalagi? Miliki email bisnismu dengan Google Workspace sekarang juga!