Cara Membuat Mail Merge di Microsoft Word (Langkah + Gambar)

Apakah kamu sering kerepotan ketika harus mengirimkan dokumen yang sama kepada banyak penerima dengan informasi yang berbeda-beda? Misalnya saat harus bikin surat pemberitahuan, undangan, faktur, invoice, dan sejenisnya, kamu merasa kewalahan karena banyaknya penerima yang harus ditulis?

Proses ini bisa menjadi sangat merepotkan jika kita harus mengganti informasi penerima secara manual untuk setiap dokumen yang akan dikirimkan. Bisa dibayangkan jika jumlahnya ada ratusan pasti akan membutuhkan waktu yang lama dan rawan terjadi kesalahan penulisan.

Agar mempercepat waktu dan pekerjaan pembuatan berbagai surat tersebut, kamu perlu memahami cara membuat mail merge pada Microsoft Word dan Google Docs. Banyak perusahaan besar dan organisasi menggunakan mail merge untuk mengirimkan dokumen massal. Jadi, pekerjaan bisa dilakukan dengan efektif dan efisien.

Mail merge adalah fitur yang ada pada Microsoft Word dan Google Docs yang berguna untuk pembuatan surat dan dokumen lain yang isinya sama, namun identitas penerimanya saja yang berbeda. 

Nah, untuk memahami pengertian mail merge lebih lanjut hingga fungsi, dan cara membuat contoh mail merge, mari simak artikel ini!

Apa itu Mail Merge?

Mail merge merupakan fitur yang ada pada berbagai aplikasi pengolah kata seperti Microsoft Word untuk menggabungkan data dari sumber yang berbeda ke dalam satu dokumen utama, sehingga kamu bisa membuat banyak dokumen yang dipersonalisasi dengan cepat seperti membuat undangan acara.

Jadi, kamu bisa mengganti nama, alamat, nomor handphone, alamat email dll dengan otomatis, tidak perlu menuliskannya satu persatu. Kamu cukup menyambungkan file yang ada di Ms Word dengan file Microsoft Excel, Microsoft Acces atau Outlook.

Dengan menggunakan mail merge, kamu bisa menghemat waktu dan usaha karena tidak perlu mengganti informasi penerima secara manual untuk setiap dokumen yang akan dikirimkan.

Berikut panduan menggunakan mail merge dengan mudah dan cepat.

Cara Menggunakan Mail Merge di Microsoft Word

Sebelum memulai, kami disini akan mencontohkan membuat mail merge menggunakan Microsoft Word dengan Excel. Keduanya dipilih karena lebih mudah dipraktekkan dan familiar untuk berbagai pengguna komputer. Silahkan ikuti panduannya berikut ini:

1. Membuat File Master Surat di Ms Word

Langkah pertama sebelum menggunakan mail merge, pastikan kamu sudah menyiapkan file master surat undangan yang akan kamu berikan nama penerima yang berbeda. 

Pastikan semua penulisan sudah benar dan tidak ada typo. Kosongkan pada bagian yang akan diisikan database dengan menggunakan mail merge.

Nah, berikut contoh surat mail merge undangan yang kami buat. Pada artikel kali ini, kami akan membuat undangan dengan memberikan nama, alamat, dan alamat email. Kamu bebas memodifikasi bagian ini sesuai dengan keperluan.

2. Membuat Database Penerima di Excel

Setelah file master surat sudah jadi, langkah selanjutnya kamu bisa memulai dengan membuat file baru di Microsoft Excel. Silakan buat tabel sesuai dengan kebutuhan mulai dari nomor, nama, alamat, no hp, dan email. Isikan semua datanya dan pastikan semua sudah tertulis dengan benar.

Pastikan baris pertama di Excel kamu langsung diisi judul seperti Nama, Alamat, dsb (tanpa ada baris kosong di atasnya), agar sistem Word tidak bingung membacanya. Jika baris pertama kosong, biasanya data tidak akan muncul di Word.

3. Mengoneksikan Mail Merge dengan Ms Excel

Nah, sekarang saatnya menggabungkan kedua data tersebut! Untuk memulai menyambungkan surat dengan database email, caranya seperti ini:

1. Pertama, buka menu ‘Mailings’ di bagian bar menu atas Microsoft Word.

   

2. Pilih menu ‘Start Mail Merge’. Lokasinya berada pada pojok kiri atas dekat dengan menu ‘Save’.
3. Kemudian, scroll ke bawah pada ‘Start Mail Merge’ dan pilih menu ‘Step-by-Step Mail Merge Wizard’ yang berada paling bawah.
4. Pilih “Document type“, ada beberapa pilihan seperti Letters, Email messages, Envelopes, Labels dan Directory. Karena kita akan membuat surat maka silakan pilih ‘Letters’.

   

5. Pilih “Next: Starting document” untuk melanjutkan proses mail merge.

   

6. Pilih “Select starting document“. Di sini ada 3 pilihan berbeda, silakan pilih ‘Use the current document’. Menu ini berarti kamu menggunakan dokumen kamu sendiri yang sudah dibuat sebelumnya.

   

7. Pilih “Next: Select recipients“
8. Pilih menu “Use an existing list“, kemudian pilih menu ‘Browse’. Silakan pilih lokasi database penerima yang sudah kamu buat sebelumnya. Jika sudah benar, klik ‘Ok’ dan akan muncul tabel Excel dari datamu. Kemudian klik ‘Ok’ untuk melanjutkan.

   

9. Selanjutnya pilih menu “Next: Write your letter” untuk melanjutkan proses memasukkan mail merge.

4. Insert Mail Merge pada Surat

Selanjutnya, kamu tinggal memasukan mail merge pada surat. Caranya kamu tinggal lihat gambar di bawah ini.

Pilih menu ‘Insert Merge Field’. Insert Merge Field adalah perintah yang dipakai untuk memberikan informasi tambahan mengenai penerima surat, misalnya nama depan/belakang, nomor telepon, kode pos, dan sebagainya. Lokasinya masih satu menu dengan ‘Mailings’.

Kemudian, masukkan ‘Field’ sesuai dengan bagian nama, alamat, dan nama email. Pastikan ‘Field’ sesuai dengan lokasinya. Jika header sudah benar, nantinya di sebelah tulisan Nama, Alamat dan Email akan muncul tulisan sesuai judul kolom, seperti <<Nama>>, <<Alamat>> dan <<Email>>.

5. Preview Hasil Mail Merge

Terakhir, kamu bisa melihat setting mail merge yang sudah kamu buat untuk mengecek apakah berhasil atau tidak. Kamu bisa mengeceknya pada menu ‘Preview Results’.

Untuk mengecek daftar namanya, kamu bisa menggeser tanda panah di samping ‘Preview Results’. Kode F2, F3 dan F4 yang kamu tulis tadi akan terisi dengan nama, alamat, dan email. Selanjutnya, contoh surat mail merge yang kamu buat ini bisa langsung dicetak  atau disimpan.

Cara Menggunakan Mail Merge di Google Docs

Jika kamu lebih sering bekerja secara online, kamu juga bisa membuat mail merge di Google Docs. Caranya sedikit berbeda karena kamu perlu menginstal Add-ons (ekstensi tambahan) seperti Extensions > Add-ons > Get add-ons, lalu cari “Mail Merge”.

Setelah mahir membuat Mail Merge untuk surat fisik, bagaimana kalau surat-surat tersebut dikirimkan secara massal lewat email agar lebih profesional?

Mengirim email bisnis dalam jumlah banyak butuh keamanan ekstra agar tidak masuk folder spam. Gunakan Titan Mail dari Qwords yang beginner-friendly. Menggunakan email dengan domain bisnis (seperti nama@bisniskamu.com) akan membuat instansi atau bisnismu terlihat lebih kredibel di mata penerima. Mari buat komunikasi bisnismu makin efektif sekarang.