Email adalah salah satu media komunikasi yang paling serbaguna dan efisien hingga saat ini. Tidak hanya untuk memenuhi kebutuhan penggunaan pribadi, email sedikit banyak juga memberikan dampak signifikan bagi perkembangan bisnis mulai dari skala UKM hingga perusahaan. Sahabat Qwords mungkin belakangan mendengar tentang prospek email yang semakin suram, namun hl tersebut rupanya jauh dari kebenaran, terutama seiring munculnya berbagai elemen baru seperti email colaboration yang kian menambang fungsi email secara signifikan.
Apa Itu Email Colaboration?
Singkat kata, email colaboration atau email kolaboratif adalah kotak masuk yang bisa diakses oleh beberapa orang sekaligus. Jadi, jika Anda memiliki sebuah tim untuk mendukung bagian customer support atau billing, Anda bisa memanfaatkan layanan ini untuk semakin memudahkan sekaligus mempercepat pekerjaan.
Baca juga: Mengenal Jenis-Jenis Email dalam Strategi Marketing
Berkat keberadaan email colaboration tak ada lagi inbox berantakan atau email terkait yang berkelanjutan. Pasalnya, layanan ini membantu mengorganisir setiap akses anggota agar bisa meningkatkan produktivitas serta kinerja yang lebih efisien.
Aspek yang menjadi keunggulan lain dari layanan ini adalah mampu mengurangi dan meminimalisir kesalahan yang biasa terjadi di dalam jaringan komunikasi antara klien dengan perusahaan. Kesalahan tersebut seperti salah dalam mengirimkan respon, ada anggota lain yang juga turut merespon, atau bahkan justru tidak dirspon sama sekali.
Dengan memanfaatkan layanan email colaboration yang tepaat, maka Anda akan dengan mudah mendelegasikan, menetapkan, hingga mengirim catatan.
Tanda-Tanda Perusahaan Anda Butuh Email Colaboration
1.Perusahaan Memiliki Beberapa Kotak Masuk (Inbox)
Apakah perusahaan Anda saat ini memiliki beberapa alamat email umum yang berbeda? Misalnya seperti info@domain.com untuk pertanyaan umum, serta support@domain.com untuk dukungan teknis.
Jika demikian, maka Email Colaboration bisa sangat membantu untuk mempermudah aktivitas bisnis Anda. Pasalnya, layanan ini bisa mengakomodir banyak orang sekaligus untuk mengakses kotak masuk email yang sama menggunakan identitas pribadi mereka. Jadi, untuk bisa mengakses akun info@domain.com misalnya, Anda tidak perlu membagikan info login email tersebut ke banyak orang karena setiap anggota tim bisa mengakses dengan info login pribadi mereka sendiri.
Hal ini akan sangat efektif untuk meminimalisir tersebarnya akses email penting perusahaan ke luar kantor. Selain itu, ketika anggota inti yang bertugas sedang cuti atau liburan, maka karyawan lain bisa mengakses email dan membalas pesan dari pelanggan tanpa kendala.
2.Anggota Tim Memiliki Banyak Peran
Sebagian besar masalah yang dialami oleh bisnis yang sedang berkembang adalah minimnya sumber daya manusia yang bisa didelegasikan. Alhasil, sudah menjadi rahasia umum bagi para karyawan bisnis kecil dan menengah untuk berbagi ataupun merangkap pekerjaan.
Baca juga: 7 Tips Memilih Platform Email Blast Terbaik Untuk Bisnis
Dalam kondisi seperti ini, email konvensional tentu bukanlah opsi yang tepat untuk perusahaan, karena bakal sulit melacak siapa saja yang sudah merespon pesan. Dengan sistem kolaborasi yang ada pada layanan ECCS (Email Cloud Colaboration Suite) maka Anda bisa dengan mudah melacak aktivitas setiap orang yang membalas pesan.
Penutup
Email colaboration sangat cocok digunakan oleh para pemilik bisnis skala kecil maupun besar. Jika Anda memiliki perusahaan kecil, layanan ini sangat bermanfaat untuk membantu memaksimalkan tumbuh kembang, sementara untuk bisnis skala besar bisa digunakan untuk mengorganisir dan mengoptimalkan komunikasi antar karyawan.
Bagaimana? Apakah Anda tertarik untuk menggunakan email colaboration untuk bisnis? Tak perlu khawatir soal biaya, layanan ini bisa Anda dapatkan di Qwords.com mulai dari Rp62 ribu perbulan dengan fitur berupa 25GB kapasitas penyimpanan, 1.000 akun kontak, offline web mode, SSL Lets encrypt, anti-spam, dan lain sebagainya.
Terlepas dari itu, selain bisa menggunakan domain sendiri @namaperusahaan.com, untuk kemudahan dalam mengatur tim saat work from home (WFH), Email Colaboration (ECCS, Gsuite, Microsoft365) juga bisa dipadukan dengan fitur extra keamanan dari Diego VPN yang bakal membantu meng-enkripsi data.
Tunggu apalagi? Segera pesan layanan ini sekarang juga!
