Bagi Anda pelaku bisnis, mungkin akan menjumpai banyak istilah-istilah dalam bidang akuntansi yang asing didengar, salah satunya invoice.
Perlu diketahui bahwa invoice ini memiliki peranan penting dalam bisnis, terutama untuk menghitung laba rugi bagi para pelaku bisnis.
Lalu apa itu invoice?
Perlu digaris bawahi sejak awal bahwa invoice berbeda dengan kwitansi pembayaran.
Supaya sahabat Qwords paham dan mengerti, pada artikel kali ini kita akan membahas apa itu invoice, jenis , fungsi dan terakhir cara membuat invoice.
Apa itu Invoice
Jika kita merujuk pada penjelasan dari Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), invoice adalah daftar kiriman barang yang dilengkapi dengan keterangan nama, jumlah dan harga yang harus dibayarkan oleh pembeli kepada penjual.
Invoice biasanya dikirimkan oleh bisnis dari skala kecil sampai besar, tetapi dijumpai ada beberapa bisnis yang belum membuat invoice untuk setiap penjualannya.
Jika terjadi kasus seperti ini akan ada PR di kemudian hari yang perlu dikerjakan terutama untuk bagian keuangan yaitu menghitung laba rugi perusahaan secara realtime.
Himpunan Pengusaha Muda menyebutkan dari hasil studi yang sudah dilakukan bahwa dalam setiap pengiriman invoice, hanya ada sekitar 63% saja invoice yang dibayar dengan tepat waktu, sisanya terlambat.
Alasan invoice yang terlambat biasanya disebabkan oleh instruksi dalam invoice yang tidak jelas dan membingungkan.
Fungsi Invoice
Setelah Anda mengetahui pengertian apa itu invoice, berikut kami berikan penjelasan mengenai fungsi invoice dalam bisnis, yaitu:
- Menuliskan rincian pembelian dan juga termin pembayaran yang sudah disepakati untuk melakukan penagihan kepada pembeli agar segera melunasi.
- Untuk crosscheck jika ada kesalahan pengiriman dan juga tagihan pembayaran, invoice bisa dijadikan acuan yang paling benar.
- Invoice bisa digunakan oleh para pebisnis untuk memantau perkembangan bisnis setiap saat.
- Invoice mempermudah dalam hal pembukuan keuangan.
- Sebagai acuan harga untuk menjual kembali barang kepada pihak lain
- Sebagai bukti dalam pelaporan pajak kepada negara. Karena setiap perusahaan dituntut untuk membayar pajak kepada negara, acuannya diambil dari total invoice complete.
- Sebagai dokumen perusahaan dari penjualan barang dan jasa yang dilakukan.
Baca juga : 10+ Rekomendasi Aplikasi Inventaris Barang Terbaik
Jenis Invoice
Agar tidak salah dalam membedakan jenis invoice, ada 3 jenis invoice yang biasa digunakan dalam bisnis jual beli barang yang perlu Anda ketahui, berikut penjelasannya:
-
Invoice biasa
Jenis invoice pertama ini paling banyak ditemui pada transaksi sehari-hari yang dilakukan oleh bisnis skala kecil dengan nilai transaksi kecil.
Invoice biasa ini didalamnya terdiri dari rincian barang yang dibeli/dipesan, jumlah barang, harga satuan barang dan total harga yang harus dibayarkan.
-
Invoice konsuler
Jika bisnis yang Anda jalani sudah level multinasional company, Anda perlu menggunakan jenis invoice konsuler.
Invoice konsuler adalah faktur yang diberikan untuk transaksi-transaksi internasional. Jadi invoice ini diterbitkan saat Anda melakukan aktivitas eksport import barang.
Invoice konsuler ini tidak hanya berisi seperti invoice jenis pertama, Anda harus mendapatkan izin dari negara dan akan menerima dan juga izin dari kedutaan negara ekspor.
-
Invoice proforma
Terakhir, jenis invoice proforma. Proforma adalah jenis invoice untuk pembelian barang yang dikirimkan secara bertahap.
Invoice proforma hanya bersifat sebagai invoice penganti saja, jika semua barang yang dipesan sudah dikirimkan maka penjual akan memberikan invoice biasa.
Invoice proforma dikeluarkan agar saat terjadi kesalahan pengiriman barang, invoice bisa menjadi acuan paling benar.
Selain itu invoice proforma ini bisa membantu dalam hal pencatatan jumlah barang yang sudah dikirimkan.
Cara membuat Invoice
Setelah Anda mengetahui penjelasan mengenai invoice, fungsi dan juga jenis invoice. Kini saatnya Anda belajar bagaimana cara membuat invoice yang benar.
Membuat invoice sebenarnya tidaklah sulit, yang terpenting Anda memasukan komponen-komponen penting pada invoice.
Nah agar Anda tidak salah, berikut komponen penting dalam invoice:
- Headline
Berikan headline pada surat invoice dengan kata “INVOICE” pada bagian paling atas tengah.
- Nama bisnis/perusahaan
Selanjutnya tuliskan nama bisnis/perusahaan Anda beserta dengan alamat lengkapnya, tujuannya agar klien bisa tahu asal invoice ini dari siapa.
- Nama dan alamat klien
Tuliskan alamat penagihan nama dan alamat lengkap, jika perorangan maka tuliskan nama lengkapnya, sebaliknya jika perusahaan silahkan tulis nama perusahaan beserta dengan alamatnya.
- Nomor invoice
Nomor invoice ini digunakan sebagai referensi untuk mengurutkan tagihan dalam pembukuan.
- Tanggal invoice
Tanggal invoice berisi kapan invoice resmi dikeluarkan. Agar persentase pembayaran invoice bisa tepat waktu, maka dalam hal pengiriman jangan terlalu mepet dengan tanggal jatuh tempo.
- Tanggal jatuh tempo
Batasan terakhir untuk waktu pembayaran setelah barang dikirimkan kepada pelanggan, biasanya tanggal jatuh tempo ini beberapa hari setelah invoice dikirimkan atau bisa juga hasil dari kesepakatan kedua belah pihak.
- Deskripsi produk
Tuliskan secara lengkap deskripsi produk/layanan yang Anda jual kepada pelanggan.
- Jumlah produk yang dibeli
Jika produk yang dibeli dalam jumlah banyak, maka tuliskan jumlah totalnya dan berikan harga satuannya berapa. Kemudian pada bagian akhir tuliskan totalnya.
- Jumlah tagihan yang harus dibayarkan
Jumlah tagihan ini berasal dari hasil kali jumlah produk dan harga satuan ditambahkan dengan biaya-biaya lain seperti biaya transport, ekspedisi, pajak, diskon dan sebagainnya.
- Pilihan cara pembayaran
Tuliskan beberapa opsi pembayaran yang didukung oleh bisnis/perusahaan. Kebanyakan saat ini menggunakan metode transfer bank.
Baca juga : Jenis Perusahaan di Indonesia dan Contohnya
Intinya, bentuk invoice bisa mencakup beberapa komponen seperti diatas.
Jika Anda ingin membuat invoice yang lebih lengkap dan detail juga dipersilahkan. Kuncinya adalah pembeli bisa faham dengan detail tagihan yang harus dibayarkan.
Agar sahabat Qwords tidak kebingungan, berikut kami berikan beberapa contoh invoice :
Oiya sebelum ditutup, agar bisnis yang sahabat Qwords jalankan bisa maksimal.
Anda perlu menggunakan website sebagai salah satu media promosi dan branding untuk bisnis. Website bisa diakses kapan saja dan bisa dioptimasi agar muncul pada halaman pencarian Google.
Untuk memulai membuat website bisnis, Anda cukup membutuhkan nama domain dan hosting bisnis saja.
Rekomendasi kami sahabat Qwords bisa mengandeng Qwords.com sebagai partner bisnis untuk keperluan website bisnis. Ayo miliki website bisnismu sekarang juga.
Terima kasih
